Základní otázky související s pracovní cestou

7.2.11.1

Základní otázky související s pracovní cestou

Ing. Ivan Macháček

 NahoruPrávní předpisy vztahující se na poskytování cestovních náhrad

Právním předpisem pro poskytování cestovních náhrad při tuzemských a zahraničních pracovních cestách je zákoník práce vydaný zákonem č. 262/2006 Sb. V zákoně je poskytování cestovních náhrad rozděleno na:

• pravidla pro poskytování cestovních náhrad zaměstnancům zaměstnavatele z podnikatelské sféry obsažená v ustanoveních § 156 až 172 ZP,

• pravidla pro poskytování cestovních náhrad zaměstnancům zaměstnavatele, který je státem, územním samosprávným celkem, státním fondem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona (tzv. nepodnikatelská sféra) obsažené v ustanovení § 173 až 181 ZP,

• společná ustanovení pro poskytování cestovních náhrad zaměstnancům podnikatelské a nepodnikatelské sféry jsou obsahem ustanovení § 151 až § 155 a dále § 182 až § 189 ZP.

 NahoruVymezení tuzemské a zahraniční pracovní cesty

Pracovní cestou se podle § 42 odst. 1 ZP rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Místo výkonu práce je podle § 34 odst. 1 ZP povinnou součástí pracovní smlouvy. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal.

V pracovní smlouvě by mělo být pro účely cestovních náhrad sjednáno pravidelné pracoviště. V ustanovení § 34a ZP se uvádí, že není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, je tímto pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Pravidelné pracoviště nesmí být pro účely cestovních náhrad sjednáno šířeji než jedna obec. Jestliže je místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce.

Zahraniční pracovní cestou se dle § 154 ZP rozumí cesta konaná mimo území ČR. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice ČR, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli. Dobu přechodu státní hranice ČR uvede zaměstnanec při vyúčtování cestovních náhrad.

Při použití letecké přepravy se jedná o dobu odletu z České republiky a dobu příletu do České republiky. Pokud např. zaměstnanec odlétá z Brna s mezipřistáním v Praze a odtud pokračuje v letu do Paříže, je dobou přechodu státní hranice České republiky až odlet letadla z Prahy a let Brno – Praha je součástí tuzemské části zahraniční pracovní cesty.

 NahoruVznik nároku na cestovní náhrady zaměstnance

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí dle § 152 ZP výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

a) pracovní cestě,

b) cestě mimo pravidelné pracoviště,

c) mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,

d) přeložení zaměstnance k výkonu práce do jiného místa, než bylo sjednáno v pracovní smlouvě dle § 43 ZP,

e) dočasném přidělení zaměstnance k jinému zaměstnavateli dle § 43a ZP,

f) přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,

g) výkonu práce v zahraničí.

 NahoruPodmínky pro výkon pracovní cesty zaměstnance

Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, určí vysílající zaměstnavatel zaměstnanci písemně předem (prostřednictvím cestovního příkazu). Jedná se zejména o dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování. Zaměstnavatel přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance.

 NahoruPoskytování cestovních náhrad zaměstnancům pracujících na základě dohod

V souladu se zněním § 155 ZP je možné zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti), poskytnout cestovní náhrady pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance.

Má-li zaměstnanec vykonávající práci podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště.

 NahoruPoskytování cestovních náhrad společníkovi společnosti s r. o. a komanditistovi k. s.

Ze znění § 6 odst. 1 písm. b) ZDP vyplývá, že příjmy ze závislé činnosti jsou rovněž příjmy za práci společníka společnosti s ručením omezeným a komanditisty komanditní společnosti. V § 6 odst. 2 ZDP se uvádí, že poplatník s příjmy ze závislé činnosti je označen jako "zaměstnanec". Těmto osobám tak lze přiznat náhrady cestovních výdajů při pracovních cestách v rozsahu stanoveném v ZP tak, jako ostatním zaměstnancům.

 NahoruPoskytování cestovních náhrad jednateli společnosti s r. o. nebo členu představenstva a. s.

Z hlediska daňového jsou za příjmy ze závislé činnosti dle § 6 odst. 1 písm. c) ZDP považovány i odměny člena orgánu právnické osoby (jedná se o jednatele spol. s r. o., členy představenstva a. s.).

Tím, že tyto osoby jsou z hlediska daňového v postavení zaměstnance, lze jim přiznávat náhrady cestovních výdajů dle ustanovení ZP ve stejném rozsahu, jako zaměstnancům v pracovním poměru.

 NahoruZáloha na cestovní náhrady a její vyúčtování

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci dle § 183 ZP zúčtovatelnou zálohu na tuzemskou i zahraniční pracovní cestu až do předpokládané výše cestovních náhrad, může se však se zaměstnancem dohodnout, že záloha nebude poskytnuta. Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně nebo v jiné než v prováděcím právním předpisu vydaném podle § 189 stanovené cizí měně pro příslušný stát, pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz. Jestliže se zaměstnanec nedohodne se zaměstnavatelem na jiné době, je povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Obdobně je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode…